2.2.2. Етап II. Вибір масштабів автоматизації
Під вибором масштабів автоматизації розуміється те, в якому об’ємі автоматизуватиметься бухгалтерія і в якому порядку будуть перекладені на комп’ютер розділи бухобліку. Ця проблема тим більше актуальна ніж організація, що більше автоматизується. Коли йдеться про невеликій фірмі, де бухоблік веде один-двох бухгалтерів, то проблема не стоїть взагалі, бухоблік треба автоматизувати повністю і відразу весь, тому, що об’єм робіт по автоматизації в малих організаціях невеликий. Але коли ми маємо справу з крупним підприємством, будь-якого профілю діяльності і форми власності, таким як велика торгівельна фірма, автотранспортне підприємство, фабрика, будівельна організація і ін., де бухоблік ведеться чотирма і більш бухгалтерами, і по кожному розділу бухобліку (облік реалізації, розрахунків з постачальниками, виробництва і ін.) є з одного боку великий документообіг і з іншого боку багато специфіки і нюансів, стає зрозуміло, що, якщо починати автоматизувати все відразу, то процес “повгрузає” і результатів не буде. Тому для крупної організації, з врахуванням її особливостей слід вирішити:
1. Які розділи автоматизувати, а які - ні. Наприклад, якщо у відділі збуту є своя програма, за допомогою якої відстежуються розрахунки із замовниками, то робити те ж саме в рамках бухобліку, напевно, не треба, бухгалтерія може обмежитися просто віддзеркаленням проводок по рахунках реалізації, товарів відвантажених, авансів і ін. Чинник, що часто зустрічається, також, полягає в тому, що на всіх бухгалтерів не вистачає комп’ютерів, а засобів на їх покупку немає, означає якісь розділи неминуче вестимуться на папері.
2. У якому порядку автоматизувати розділи. Практика показує, що при великому об’ємі робіт по автоматизації краще перекладати на комп’ютер окремий розділ, освоюватися з ним, отримувати результат, потім переходити до іншого розділу і так далі, а не прагнути зробити все відразу. Дуже поважно спланувати порядок автоматизації розділів, аби не виходило так, що якийсь розділ автоматизується, а потім його знову доводиться донастраївать, аби він поєднувався з іншими, на що піде додатковий час і гроші. Вочевидь, що майже в більшості випадків починати треба з ведення головної книги, журналу хозопераций, розрахунку податків і складання звітності - тобто роботи головного бухгалтера.