2.2. Підготовка до автоматизації.
Ще однією поширеною помилкою є те, що автоматизація бухобліку починається з покупки програми і потім відбувається “введення даних в програму”. Для того, щоб переклад бухгалтерії на комп’ютер був ефективний і дав результат, про який говорилося в попередньому розділі, починати необхідно з підготовки, яку умовно можна розбити на п’ять етапів.
2.2.1. Етап I. Оптимізація бухобліку.
Як вже наголошувалося, автоматизація має сенс лише тоді, коли вона щось покращує в бухгалтерії, тому починати треба з виявлення того, як і що можна поліпшити. Річ у тому, що всі хороші сучасні пограмми по автоматизації бухобліку - дуже гнучкі системи, вони дозволяють налаштовувати на потреби конкретного підприємства буквально все, починаючи від плану рахунків і кінчаючи формами звітності до податкової інспекції. Проводиться аналіз системи бухобліку, що є на підприємстві, а саме:
1. Вживаний план рахунків і використання конкретних рахунків.
2. Вживана аналітики по різних рахунках.
3. Типові проводки, що використовуються, для віддзеркалення типових хозопераций.
4. Форми і вміст первинної документації.
5. Форми облікових регістрів.
Аналіз виробляється на предмет того, що можна змінити для поліпшення бухгалтерського обліку (див. попередній розділ). Ось конкретний приклад. Якщо організація надає послуги і реалізацію враховує по оплаті, то при здобутті на розрахунковий рахунок реалізації можна відразу ж автоматично нараховувати не лише ПДВ, але і податки на користувачів автодоріг і вміст ЖКХ. В результаті у будь-який момент можна буде поглянути кредитовий залишок по рахунку 67 “Розрахунків по податку на користувачів автодоріг” і побачити яка сума вже “набігла” для сплати по наступному терміну платежу. Інформативність бухобліку покращала. Ясно, що для проведення такої оптимізації потрібний висококваліфікований і дослідний фахівець з бухгалтерського обліку і оподаткування, яким є, наприклад, аудитор або дослідний головбух. Багато фірм, впроваджувальних програми, якраз грішать тим, що їх співробітники прекрасно знаються на самих програмах, а ось в бухобліку-то не дуже, і автоматизують вони бухгалтерію в тому вигляді, в якому вона є, не використовуючи можливості для поліпшення і навіть залишаючи старі помилки.