б) Прикладні ( призначені для користувача ) програми - це набори машинних команд для обробки даних, які організація—користувач розробляє самостійно або набуває у зовнішнього постачальника.
3. Документація - опис системи і структури управління стосовно введення, обробки і виведення даних, обробки повідомлень, логічним і іншим командам.
4. Персонал - працівники, які управляють системою, проектують її і забезпечують програмами, експлуатують і контролюють систему обробки даних.
5. Дані - відомості про господарські операції і інша необхідна інформація, яку вводять, зберігають і обробляють в системі.
6. Процедури контролю - Процедури, що забезпечують відповідний запис операцій, застережливі або реєструючі помилки.
1.5. Особливості комп’ютерної обробки даних
Спосіб обробки господарських операцій при веденні бухгалтерського обліку робить істотний вплив на організаційну структуру фірми, а також на процедури і методи внутрішнього контролю. Комп’ютерна технологія характеризується рядом особливостей, які слід враховувати при оцінці умов і процедур контролю. Нижче приведені відмінності комп’ютерної обробки даних від неавтоматизованої.
1. Одноманітне виконання операцій. Комп’ютерна обробка передбачає використання одних і тих же команд при виконанні ідентичних операцій бухгалтерського обліку, що практично виключає появі випадкових помилок, звичайно властивих ручній обробці. Навпаки, програмні помилки (або інші систематичні помилки в апаратних або програмних засобах) наводять до неправильної обробки всіх ідентичних операцій за однакових умов.
2. Розділення функцій. Комп’ютерна система може здійснити безліч процедур внутрішнього контролю, які в неавтоматизованих системах виконують різні фахівці. Така ситуація залишає фахівцям, що мають доступ до комп’ютера, можливість втручання в інші функції. У результаті комп’ютерні системи можуть зажадати введення додаткових заходів для підтримки контролю на необхідному рівні, який в неавтоматизованих системах досягається простим розділенням функцій. До подібних заходів може відноситься система паролів, які запобігають діям, не допустимим з боку фахівців, що мають доступ до інформації про активи і облікові документи через термінал в діалоговому режимі.