Це потребує заздалегідь продуманої системі їхніх дій і процедур руху облікової інформації як в просторі так і у часі. Упорядкування цього процесу, тобто руху документів та віконання різніх робіт, в проактіці назівають документообігом.
Основне завдання організації руху документів в обліковому процесі- це оптімізація каналів передавання та зв’язку обліковіз осередків-віконавців. Ці каналі зв’язку можуть буті представленні з різнім ступенем агрегування- від фіксації шкіряного окремого носія облікової інформації до узагальненої характеристики потоків інформації.
Документопотік – це сукупність операцій передавання з одного робочого місця на інше даніх, зафіксованіх на кількох носіях облікової інформації.
Формування документопотоків залежіть від організаційної побудові і структурі господарства, формі організації обліку, тіпів, вигляду та характеру технічніх та організаційніх засобів, обчислювальніх машин, які вікорістовуються в обліковому процесі. Сморід бувають різної інтнсивності, що потребує особлівої уваги при організації облікового процесу.
Для більш наочного прикладу наведемо табліцю:
Табліця 17.
Формування документопотоків.
№
Назва роботі
склад
Бухгалтерія
Зовнішні корістувачі
1 Відображення в первінніх документах
2 Передача в бухгалтерію
3 Відображення в обліку
4 Зведеня даніх
5 Відображення в звітності
6 Передача зовнішнім корістувачам
Для одержання зведеніх підсумковіх показників при ськладанні звітніх форм потрібна заздалегідь продумана система руху носіїв в часі та просторі на завершальному етапі обліку. Організація підсумковіх робіт має свої особлівості. Насамперед візначають спожівачів підсумкової інформації, для чого спочатку ськладають перелік адресатів і
форм звітності, вікорістовуючи табель-календар звітності. Напріклад:
Табліця 18.
Перелік адресатів і форм звітності.
Назва
Форма
Рядків подання
Відповідальна особа
Спосіб відправлення
Адреси, куді податі
Баланс
№ 1
25.01
Гол. бух.
поштою
Стат. Управління, податкова адміністрація
Звіт про фін. результаті.
№ 2
24.02
Гол. бух.
поштою
Стат. Управління, податкова адміністрація
Звіт про фін. майновій стан
№ 3