При виборі масштабів автоматизації є ще один аспект. Він полягає в тому, що інформація, що отримується з бухобліку потрібний і в інших структурних підрозділах підприємства, наприклад у відділі збуту - інформація про стан розрахунків з покупцями і відвантаження продукції, у відділі постачання - інформація про залишки на складах і їх номенклатурі (аналітикі), прогресивно мисляче керівництво хоче знати про стан дебіторської і кредиторської заборгованості (також в аналітикі по боржниках і кредиторах), об’єми реалізації і її структуру, про структуру витрат і про багато що інше. Добре автоматизований бухоблік в змозі дати всю цю інформацію з врахуванням всіх специфічних вимог, означає потрібно визначити весь об’єм інформації, потрібний для внутрішнього користування в організації і виробити налаштування програми так, щоб ця інформація видавалася, для цього виробляється нарада із зацікавленими службами підприємства і керівництвом і визначається що конкретно і в якому вигляді їм вимагається. Якщо, наприклад, відділ збуту веде свій облік, а керівництву не до аналізів реалізації і витрат, то інформація для них не потрібна.
Коли бухоблік ведеться колективом бухгалтерів, то, вочевидь, що програма по автоматизації бухобліку працюватиме в мережі, де декілька бухгалтерів працюють кожен не своєму комп’ютері. Тому поважно заздалегідь розподілити, який бухгалтер що вестиме, тобто провести чіткий розподіл функцій, аби згодом, при налаштуванні програми кожен на своєму робочому місці мав те, з чим йому належить працювати.
2.2.3. Етап III. Постановка завдання.
Коли визначено, що змінюватиметься в бухобліку (Етап I) і які розділи в якому порядку автоматизуватимуться (Етап II), слід чітко визначити, що автоматизований бухоблік даватиме на виході. На виході бухоблік дає:
1. Первинні документи.
2. Облікові регістри для бухгалтерії.
3. Регістри і інформацію для внутрішніх потреб підприємства (див. попередній етап).
4. Бухгалтерську звітність і розрахунки по податках і інших платежах.
Постановка завдання полягає в тому, що письмово фіксується конкретний перелік всіх документів і регістрів, необхідних на підприємстві, які повинні видавати автоматизований бухоблік, і вимоги до них, такі як інформація, що міститься в облікових регістрах, і первинці, автоматізірованность заповнення первинки і звітів і ін. з врахуванням особливостей госпдіяльності. Наприклад в накладних на відпустку товарів в одній фірмі потрібна наявність доларового еквіваленту ціні, в іншій фірмі - величина торгівельної націнки, а в третій те і інше (або ні того ні іншого). Відділу збуту може потрібно ведомость відвантажених товарів з вказівкою підкупної ціни товару і датою відвантаження.